06. RPA Plan Implementacije: Korak po Korak


Implementacija RPA unutar organizacije zahteva pažljivo osmišljen plan kako bi se obezbedila uspešna integracija. Hajde da razložimo proces na korake za neometanu implementaciju RPA. Korak 1: Početna Procena Prvi ključni korak je sprovesti temeljnu procenu procesa u vašoj organizaciji. Identifikujte zadatke koji su ponavljajući, zasnovani na pravilima i visokog obima – idealni kandidati za RPA.…

Implementacija RPA unutar organizacije zahteva pažljivo osmišljen plan kako bi se obezbedila uspešna integracija. Hajde da razložimo proces na korake za neometanu implementaciju RPA.

Korak 1: Početna Procena

Prvi ključni korak je sprovesti temeljnu procenu procesa u vašoj organizaciji. Identifikujte zadatke koji su ponavljajući, zasnovani na pravilima i visokog obima – idealni kandidati za RPA. Procenite postojeću IT infrastrukturu, ocenite potencijalne beneficije i definišite jasne ciljeve za automatizaciju. Poželjno je imati u vidu sektore gde bi RPA počeo sa automatizacijom i kroz koje procese bi RPA postavio svoje temelje.

Korak 2: Izrada Poslovnog Plana

Sastavite ubedljiv poslovni plan koji detaljno opisuje očekivani povrat ulaganja (ROI), beneficije i usklađenost sa strateškim poslovnim ciljevima. Kvantifikujte uticaj RPA na efikasnost, uštedu troškova i smanjenje grešaka. Prezentujte ovaj plan ključnim zainteresovanim stranama kako biste obezbedili podršku i posvećenost i kako biste dobili zeleno svetlo za sledeće korake.

Korak 3: Odabir Pravih RPA Alata

Izaberite RPA alate koji se poklapaju sa zahtevima i skalabilnošću vaše organizacije. Razmotrite faktore kao što su jednostavnost korišćenja, sposobnost integracije i podrška dobavljača. Procenite više rešenja kako biste pronašli najbolje rešenje za vaše specifične potrebe.

Korak 4: Formiranje Tima

Ukoliko kompanija nema tim, potrebno je sastaviti tim koji je spreman da izvrši sve što se od njega očekuje i da nastavi sa širenjem i sprovođenjem projekata. Za početak, tim ne mora da bude velik, ali je svakako važno imati bar jednu osobu koja poznaje ceo tok RPA implementacije, od inicijalne prezentacije preko dokumentacije i developmenta pa sve do deployment-a i održavanja. Pisaćemo više o idealnoj strukturi i očekivanjima od svake pozicije u narednim blogovima. Minimum jedna osoba sa iskustvom u isporučivanju i održavanju RPA rešenja, dodatne osobe sa srednjim i juniorskim nivoom znanja mogu pomoći u bržem isporučivanju.

Korak 5: Pilot Projekti

Pre nego što se krene sa punom implementacijom, sprovedite pilot projekte radi potvrde odabranog RPA rešenja. Izaberite nekoliko procesa koji se podudaraju sa početnom procenom, implementirajte automatizaciju i ocenite rezultate. Pilot projekti pružaju dragocene uvide, omogućavajući vam da fino podesite pristup i steknete uvid u neočekivane izazove.

Korak 6: Razvoj i Testiranje Automatizovanih Radnih Tokova

Kada su RPA alati odabrani i pilot projekti pokazali dobre rezultate, započnite razvoj automatizovanih radnih tokova. Usko sarađujte sa timom čiji se procesi automatizuju kako biste osigurali da odabrani procesi tačno budu replicirani u digitalnom okruženju. Temeljno testiranje je neophodno kako biste identifikovali i ispravili bilo kakve smetnje ili neefikasnosti. U svom iskustvu sam dosta puta bio u situaciji da svojim malo specifičnim pristupom projektima koji su bili izvan očekivanih vremenskih okvira iznesem u dogovorenom roku tako što sam praktikovao “early deployment” metodu o kojoj sam pisao u svojoj metodologiji rada koja se fokusira isključivo na RPA (Mindful RPA Methodology).

Korak 7: Obuka i Upravljanje Promenama

Obezbedite sveobuhvatnu obuku za zaposlene koji će raditi sa RPA tehnologijama. Adresirajte sve nedoumice i naglasite saradnički karakter. Implementirajte strategije upravljanja promenama kako biste olakšali tranziciju i stekli prihvatanje korisnika. Ono što je važno naglasiti jeste da, ukoliko dođe do nekog problema i robot počne da pravi greške, važno je da se to adresira u najkraćem roku kako bi tim imao uvid i na vreme otklonio kvar. Ukoliko se greške poklope sa nekim drugim promenama u sistemu, lako se mogu povezati i uzrok se može otkloniti.

Korak 8: Dopuna Pilot Projekata

Nakon uspešnih pilot projekata i temeljnog testiranja, nastavite sa punom implementacijom. Sprovodite RPA u identifikovane procese, prateći pažljivo metrike performansi i povratne informacije korisnika. Posmatrajte uticaj na efikasnost, tačnost i opštu produktivnost. Nastavite sa “Pilot Projekat” pristupom kada su u pitanju drugi sektori organizacije. Iako je RPA tim postavio temelje i počeo da isporučuje projekte kao što je planirano, treba imati u vidu da svaki novi korisnik koji ranije nije imao dodira sa RPA treba da bude tretiran kao da je Pilot Projekat. Često se timovi opuste jer imaju strukturu koja “teče”, pa kada dođu novi korisnici, sa njima započnu komunikaciju kao da su oni svesni šta je RPA i kako on funkcioniše, što dovodi do propusta u komunikaciji i potencijalnog prekida usvajanja RPA, jer korisnik nije prošao kroz upoznavanje sa tehnologijom.

Korak 9: Kontinuirano Unapređenje

Implementacija RPA nije jednokratni zadatak, već kontinuirani proces. Ustanovite mehanizme za kontinuirano unapređenje, prikupljanje povratnih informacija i optimizaciju automatizovanih radnih tokova. Redovno ocenjujte performanse i skalabilnost RPA, praveći prilagodbe po potrebi. Iako jedan robot izvršava određeni posao u zakazano vreme i sve je kao što je procenjeno u inicijalnim koracima, uvek imajte na umu unapređenje tog procesa, ubrzanje ili poboljšanje stabilnosti, jer sa novim tehnologijama izvršenje procesa postaje lakše. Kada tim postane uigran i kada struktura već postoji, onda je lakše doneti promene ili spojiti robote ukoliko postoje dva korisnika kojima su procesi slični.

Korak 10: Praćenje, Merenje i Optimizacija

Implementirajte alate za praćenje performansi automatizovanih procesa. Ustanovite ključne pokazatelje performansi (KPI) za merenje uspeha implementacije RPA. Redovno pregledajte ove metrike i optimizujte automatizovane radne tokove radi boljih rezultata. Još jedan od razloga za kontinuirano praćenje je upotrebljivost robota i licenci. Neretko se dešava da se proces promeni i korisnici prestanu hraniti robota sa informacijama jer im sam robot više nije potreban. Robot se pali svaki dan u zakazano vreme, izvršava početne korake i usled nedostatka ulaznih informacija završava automatizaciju uspešno. RPA tim koji ne prati metrike vidi da robot svaki dan obavlja zadatak bez grešaka, ne uočavajući da robot zapravo ne radi ništa. U ovakvim situacijama robot se gasi ili preusmerava da radi nešto drugo.

Zaključak: Transformisani Radni Tok

RPA nije samo tehnološko unapređenje; to je strateški pomak koji može unaprediti način poslovanja vaše firme. Pažljivim navigiranjem kroz svaku fazu plana implementacije, možete otključati pun potencijal RPA i svedočiti transformisanom radnom toku koji doprinosi povećanoj efikasnosti i ukupnom uspehu.


Djuro Ivankovic Avatar