04. Savršen kandidat: Izbor Pravih Procesa za Implementaciju RPA


U današnjem svetu poslovanja, usvajanje RPA nije dovoljno samo po sebi. Ako želite iskoristiti pun potencijal RPA i ostvariti efikasnost koju RPA obećava, važno je postaviti dobre temelje na kojima će se RPA graditi i razvijati. U narednim postovima pričaćemo više o temelju i strukturi RPA tima, o poziciji u korporativnom okruženju… Ovaj post fokusiraće…

U današnjem svetu poslovanja, usvajanje RPA nije dovoljno samo po sebi. Ako želite iskoristiti pun potencijal RPA i ostvariti efikasnost koju RPA obećava, važno je postaviti dobre temelje na kojima će se RPA graditi i razvijati. U narednim postovima pričaćemo više o temelju i strukturi RPA tima, o poziciji u korporativnom okruženju… Ovaj post fokusiraće se na odabir savršenog procesa za automatizaciju.

Kako do punog potencijala RPA?

RPA se ističe kada su u pitanju procesi koji su zasnovani na pravilima, repetitivni procesi koji uključuju strukturirane podatke i veliki broj transakcija. Identifikacija procesa koji zadovoljavaju ove kriterijume ključna je za laku i stabilnu implementaciju RPA.

1. Zadaci Bazirani na Pravilima

Osnovna efikasnost RPA je zapravo u tome što se automatizuju procesi koji su bazirani na pravilima. Kada biramo idealnog kandidata za automatizaciju, prvo što pitamo je da li su jasno definisana pravila izvršenja procesa, kao što sam pisao u prethodnim objavama, RPA nije najbolje rešenje za donošenje odluka u samom procesu, zato biramo zadatke koji imaju jasno definisane korake.

Savet: Počnite svoj proces selekcije identifikacijom zadataka unutar vaših operacija koji se baziraju na pravilima i uključuju seriju repetitivnih radnji.

2. Visok Volumen Transakcija

Druga stavka koju moramo uzeti u obzir prilikom odabira idealnog kandidata za RPA jeste količina transakcija. Idealno je automatizovati procese koji se obrađuju u velikom broju transakcija, na primer, ukoliko imate:
Proces A koji ima 5 transakcija nedeljno
Proces B koji ima 10 transakcija dnevno
Proces C koji ima 1500 transakcija dnevno

odabraćemo proces C jer će time RPA imati najveći uticaj, najbrže će se isplatiti i time ćemo najviše rasteretiti tim.

Savet: Dajte prioritet procesima koji doprinose visokim volumenima transakcija, jer je uticaj automatizacije najizraženiji u ovim scenarijima.

3. Repetitivna Priroda Zadataka

Još jedan alat za odabir idealnog kandidata za automatizaciju je repetitivnost, koliko često se ovaj proces izvršava, bilo da je u pitanju unos podataka, validacija, upravljanje fajlovima, proračuni ili bilo šta drugo. Ukoliko je priroda zadatka repetitivna i bez varijacija ili uz minimalne varijacije, RPA ih može obavljati ne podležući monotoniji.

Savet: Potražite procese gde zaposleni troše značajan deo vremena na repetitivne zadatke koji malo doprinose strateškoj vrednosti organizacije.

Važnost Procesa za Maksimalni Uticaj

Izbor procesa za implementaciju RPA nije samo u korišćenju prethodno navedenih alata, radi se o strateškom usklađivanju automatizacije sa poslovnim ciljevima. Razmotrite sledeće savete za prioritizaciju procesa na osnovu njihovog uticaja:

a. Usklađenost sa Poslovnim Ciljevima

Dajte prioritet procesima koji direktno doprinose postizanju opštih poslovnih ciljeva. Bilo da se radi o poboljšanju zadovoljstva korisnika, smanjenju operativnih troškova ili unapređenju tačnosti podataka, usklađivanje RPA sa strateškim ciljevima obezbeđuje značajan uticaj.

b. Dobit od Efikasnosti

Procenite procese na osnovu potencijala za dobijanje efikasnosti. Identifikujte zadatke gde automatizacija može dovesti do značajnog smanjenja vremena procesuiranja, omogućavajući zaposlenima da preusmere svoje vreme ka aktivnostima sa većom vrednošću.

c. Brzi Uspesi

Razmotrite početak sa procesima koji nude brze pobede. Odabir procesa sa manjim opsegom i kompleksnošću omogućava bržu implementaciju, pružajući rane uspehe koji grade zamah za šire inicijative automatizacije. Ono što često predlažem čak i kod razvijenih timova jeste da se i veliki procesi podele na nekoliko manjih radi lakše i brže implementacije i lakšeg održavanja.

Ova tabela vam može pomoći u odabiru idealnog kandidata za RPA. Unesite poene u svako polje i na kraju saberite rezultat, proces sa najvećim rezultatom stavite na vrh liste za automatizaciju.

Naziv ProcesaPonavljanjeZapreminaPravilaVreme UtroškaPodložno GreškamaZnačajnostRezultat Prioriteta
Proces A[Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Rezultat]
Proces B[Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Rezultat]
Proces C[Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Rezultat]
Proces D[Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Nisko-Visoko][Rezultat]

Kriterijumi za bodovanje:

  • Ponavljanje: Koliko često se proces ponavlja. [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]
  • Zapremina: Količina podataka ili transakcija uključenih u proces. [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]
  • Pravila: Složenost uključenih pravila. [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]
  • Vreme Utroška: [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]
  • Podložno Greškama: [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]
  • Značajnost: Poslovna važnost. [Nisko: 1, Srednje: 2, Visoko: 3]

Izračunavanje Rezultata Prioriteta:

[ Rezultat Prioriteta = (Ponavljanje + Zapremina + Pravila) x (Vreme Utroška + Podložno Greškama + Značajnost) ]

Što je veći Rezultat Prioriteta, to je veći prioritet za automatizaciju.

Šta dalje?: Strateška Implementacija RPA

Dok se upuštate u put implementacije RPA, pažljiv izbor procesa postavlja osnovu za uspeh. Fokusiranjem na zadatke bazirane na pravilima, visok volumen transakcija i repetitivnu prirodu aktivnosti, stvarate put za kvalitetno integrisanje RPA u organizaciju. Ključ ne leži samo u tome koje procese automatizujete, već i u tome koliko ih strategijski i svrhovito usklađujete sa poslovnim ciljevima.


Djuro Ivankovic Avatar